La protection des données personnelles en entreprise : Comment respecter le RGPD

La protection des données personnelles est aujourd'hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises, petites ou grandes. Depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les règles ont changé. Mais que doit faire une entreprise pour être conforme ?

Voici les points clés à connaître pour protéger les données personnelles tout en respectant les obligations légales.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD est un texte européen qui encadre la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles. Les données personnelles désignent toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, etc.). L’objectif du RGPD est de garantir la confidentialité et la sécurité de ces informations.

Cartographier les données personnelles

La première étape pour une entreprise est d’identifier quelles données personnelles elle collecte et traite. Il est essentiel de savoir :

• Quelles données sont collectées (nom, adresse, coordonnées bancaires, etc.)

• Comment elles sont collectées (formulaire en ligne, achat, newsletter)

• Pourquoi elles sont collectées (objectif du traitement)

• Où elles sont stockées et qui y a accès

Cette cartographie permet de mieux comprendre les risques et d’identifier les mesures à mettre en place pour protéger ces données.

Nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO)

Certaines entreprises sont tenues de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO). C’est obligatoire si :

• Vous traitez des données sensibles (santé, origines ethniques, etc.)

• Vous collectez des données à grande échelle (entreprises de marketing, banques, assurances)

Le DPO est chargé de veiller à la conformité avec le RGPD et de sensibiliser les employés aux bonnes pratiques.

Mettre en place des procédures internes

Pour respecter le RGPD, une entreprise doit mettre en place des procédures spécifiques :

• Consentement des personnes : Le RGPD impose que les personnes concernées donnent leur consentement clair et explicite avant que leurs données ne soient collectées.

• Droit d’accès et de rectification : Les clients et employés doivent pouvoir consulter les données les concernant, les corriger ou demander leur suppression.

• Sécurisation des données : Les entreprises doivent garantir que les données sont protégées contre toute perte, vol ou piratage. Cela passe par des mesures techniques (cryptage, mots de passe sécurisés) et organisationnelles (formation des employés, contrôle d’accès).

Informer les personnes concernées

Le RGPD impose une transparence totale vis-à-vis des personnes dont vous collectez les données. Vous devez :

• Indiquer clairement pourquoi vous collectez les données et combien de temps elles seront conservées.

• Informer les personnes de leurs droits (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.).

• Fournir une politique de confidentialité facilement accessible sur votre site internet.

Gérer les violations de données

En cas de violation de données (piratage, fuite d’informations), l’entreprise doit :

• Notifier la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) sous 72 heures.

• Informer les personnes concernées si la fuite représente un risque élevé pour leurs droits et libertés.

Ne pas respecter cette procédure peut entraîner des sanctions financières importantes, pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise.

Les sanctions en cas de non-conformité

Le RGPD prévoit des sanctions en cas de non-respect. Les entreprises peuvent être sanctionnées par des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. De plus, la réputation de l'entreprise peut en pâtir, ce qui peut entraîner des pertes de clients et d'opportunités.

En conclusion

La conformité au RGPD n’est pas optionnelle, mais elle peut être perçue comme une opportunité. En garantissant une bonne protection des données personnelles, l’entreprise renforce la confiance de ses clients et partenaires. Pour cela, il est essentiel d'adopter une approche proactive et d'impliquer tous les employés dans cette démarche. La mise en place d’un cadre clair et sécurisé pour la gestion des données vous permettra d’éviter des sanctions et d’assurer une bonne réputation pour votre entreprise.